O.T.(supongo) ¿Cómo os las arreglais para organizar la información?

Perdón por el O.T. (supongo que esto lo es)

Tengo serios problemas para organizar toda la información que uno acumula
a lo largo del día, ya sea relacionado con la informática o con cualquier
otro tema (mails, llamadas de teléfono, news, urls, claves, procedimientos
de instalación, tareas, manuales, fax, contactos, msn, etc, etc, etc).

Llega un momento que te pasas más tiempo reuniendo información para una
tarea que realizándola.

Tengo conocimientos de BBDDs, PHP, C, y un pequeño largo etc :). Mi
trabajo está relacionado con la creación de interfaces de usuario para
procedimientos lineales (tipo cajero banco, TPV de un restaurante, etc. A
pesar de todo, soy incapaz de crearme para mi mismo un sistema de gestión
documental como dios manda, que permita guardar la información,
relacionarla de forma automática, etc.

Muchas de las personas que participáis en estas news segura que tenéis
cientos de referencias, papers, manuales, etc, etc. ¿Cómo os las arregláis
para gestionar tanta información?

Nota: Desde hace 5-6 meses, cuando tengo algo de tiempo libre, leo sobre
"gestión documental" (libros de la facultad relacionados con la gestión
documental). Debo decir que nunca habría pensado que la profesión de
bibliotecario (por ejemplo) fuese tan extensa y profundamente compleja, en
esos libros te enseñan incluso sistemas de gestión de información
orientada a organismos públicos, gobiernos, etc... Yo no quiero tanto ;)
Me gustaría saber sobre vuestros sistemas y dado el caso, software que
utilizáis. O alguna WEB donde explique de forma sencilla cómo administrar
la información del día a día.

Gracias por vuestra ayuda