Se quedan abiertos los archivos

Teniamos trabajando un Server con Windows 2000 SP4, lo
apagamos e instalamos otro nuevo pasamos toda la
informacion y listo, pero nos esta dando el siguiente
problema siempre que alguien abre un archivo de Office,
cuando trata de nuevo abrirlo le marca que otro usuario lo
esta utilizando checamos en el server y dice que esta
abierto por el mismo usuario. En el server cerramos el
archivo y listo pero esto tenemos que estar haciendolo
cada vez que alguien quiere volver a usar un archivo o un
archivo que anteriormente fue usado por otro usuario.

Cual sera el problema. Gracias.