conectar ordenadores

Hola a todos, me gustaría haceros una consulta por si alguien puede
ayudarme.
Hace poco en el trabajo nos ha asaltado un problema sobre redes, y
teniendo en cuenta que mis conocimientos informáticos son casi nulos en
ese sentido me veo en la necesidad de pediros que me echeis un cable.
Necesitamos conectar varios ordenadores entre si, en plan intranet, para
intercambiar archivos entre nosotros, básicamente archivos multimedia que
pesan lo suyo, y con toda la capacidad de la red, para acelerar los
procesos de trasferencia.
El problema está en que estos ordenadores, están todos en el mismo
despacho y ya pertenecen a una red privada, la de la universidad en la que
trabajo.
Antiguamente, con el win98, podiamos compartir carpetas entre nosotros y
acceder a los ficheros de cualquier ordenador de la Universidad a través
de un sencillo metodo que incluia la posibilidad de una contraseña, pero
ahora con el winxp en casi todos los ordenadores, esa posibilidad se ha
ido a pique, simplemente los ordenadores se conectan a la red de la
Universidad, y a través de ella a Internet, pero son invisibles unos para
otros. y el intercambio de información la hemos de hacer siempre en cd,
con el consecuente gasto.
El centro de calculo encargado de estas gestiones no nos hace caso y no
podemos configurar nada, pues toda la red está centralizada. Según tengo
entendido lo han hecho para evitar la proliferación de virus, troyanos y
demás, tened en cuenta que gestionan una red de cerca de 5500 ordenadores.

Tenemos unos servidores centrales con un espacio destinado a cada usuario
de 200 mb, insuficientes para lo que solemos mover, pero lo peor es que
sólo lo puede ver el usuario que se conecta con esa cuenta, y no otro.

Se me ha ocurrido utilizar algún tipo de programa como el pcanywhere, pero
no tenemos recursos económicos para esa finalidad y teniendo en cuenta el
nivel de la gente que va a utilizar este sistema no veo muy viable
introducir un servicio ftp, además de que no podemos centralizar las
comunicaciones ni configurar ningún servidor nosotros mismos.

Como vereis no tengo mucha idea ni de lo que pido ni de por donde tirar.

Así que, resumiendo, ¿ conoceis algún programa o metodo que me permita
crear una conexión permanente entre varios ordenadores ya dentro de una
intranet y que no se tenga que configurar más que al instalarlo ? que
permita hacer visibles distintos ordenadores con win98, winme, winxp,
algún que otro mac, etc...

¿ Via Web ? ¿ a través de IP ?
Ah, y por supuesto si es de coste cero, mejor...

Gracias si contestais... o si solo leeis...

Ya de paso, por si no tengo oportunidad, felicitaros las fiestas a los que
les guste que se las feliciten y a los que no, simplemente enviaros un
saludo.

Paco