Guardar en base de datos

Hola amigos del foro, tengo un pequeñisimo problema, que no puedo resolver
por mi mismo, he creado con el asistente para plantillas de excel, eso mismo
una plantilla donde se capturan datos que posteriormente al darle guardar se
pasa a la base de datos de la plantilla con un número de folio, para esto
agregué unos formularios con caja de textos donde secaptura la información y
al darle aceptar todos los datos pasan a la plantilla. El problema es que mi
gente a veces olvida darle guardar por lo que no se actualiza la base de
datos.
¿Como puedo hacerle para que no les permita capturar mas datos y desde luego
no cambie el folio sin antes guardar la plantilla?