Crecimiento exponencial de los archivos

Trabajo en un Organismo sin fines de lucro. Muchos de mis
compañeros incluidos yo, trabajamos documentos en Word y
Excel, pero lo que sucede es que muchos trabajos que no
son mas que texto y algunas paginas ocupan tamaños que no
les deberian corresponder, por ej., tengo una carta de 3
paginas en solo texto y ocupa 11 MB. Asi como este
ejemplo tengo muchos archivos con ese problema. Tengo mi
antivirus al dia pero no me ha detectado ningun virus.
Ademas en algunas maquinas de mis compañeros las han
formateado y reinstalado sistema operativo con antivirus
actualizado pero siguen con el mismo problemas.

Desearia saber que soluciones existen para este problemas
o de similares caracteristicas.

Gracias