Como encadeno datos externos a una tabla dinamica

tengo una base de datos organizada a traves de una tabla dinamica en la que
tengo nombres de clientes con sus datos personales; cuando requiero realizar
alguna anotacion a un registro lo hago manualmente al frente de este, pero
cuando actualizo los datos de la tabla dinamica estos se desordenan y debo
utilizar buscarv para organizarlos frente a cada registro; que debo hacer
para que estas notas efectuadas manualmente permanescan al momento de
realizar las actualizaciones?
Juan Carlos Rosario